داشبورد منابع انسانی چه ویژگیهایی باید داشته باشد؟

در حال حاضر با توجه به دوره به شدت رقابتی صنایع مختلف ، اهمیت نیروی انسانی تحت تاثیر شرایط کسب و کار پر از تحول و تغییر است. با توجه به اهمیت نیروی انسانی به عنوان سرمایه و منبع اداری ، با در نظر گرفتن اصول اولیه یک سری شاخص های استاندارد در اختیار مدیران صنایع قرار گرفته است. تا جایی که در جهت بهبود عملکرد منابع انسانی تامین ، توسعه و برنامه ریزی در سطوح مختلف به یکی از مباحث اصلی مدیران تبدیل شده است.

در جهت بهبود این فرآیند در یکی از پرکاربردترین راهکارهای مطرح در سیستم های مدیریت منابع انسانی یعنی استفاده از داشبوردهای منابع انسانی ، در اختیار قرار گرفتن شاخص های کلیدی به عنوان ابزار توسعه و برنامه استراتژیک منابع انسانی و آشنایی با ویژگی های لازم در سامانه مدیریت منابع انسانیدر کسب و کارهای خرد و کلان است. هدف ما از نوشتن مقاله ” داشبورد منابع انسانی چه ویژگیهایی باید داشته باشد؟ “ دقیقاً اشاره به مزایا و ویژگی های داشبورد منابع انسانی است.

مزیت های استفاده از داشبورد منابع انسانی

در هر سطح از سازمان ، داشبورد منابع انسانی از هرکدام از سه نوع مدیریتی یعنی کاربردی مستقل ، تحت وب و رومیزی تحت کنترل widget engine که باشد به تصمیم گیرندگان از صحت عملکرد کسب و کار دید کلی می دهد. مدیران و کاربران با استفاده از داشبورد منابع انسانی به عنوان یکی از انواع فاکتورهای در نظر گرفته شده در شاخص های مدیریت منابع انسانی می توانند تصویر آنی به صورت روزانه یا حتی ماهانه از داده ها برای مقایسه عملکرد داشته باشند.

همچنین مدیران برای سنجش و نظارت بر چگونگی عملکرد و مشارکت انواع واحد های مالی و اتوماسیون اداری سازمان می توانند گزارشات تصویری از روند انجام پروژه های سازمان به دست آورند. از دیگر مزایای عمده داشبورد منابع انسانی می توان به موارد زیر اشاره کرد :

• در وقت و پول صرفه جویی می شود
• تضمین فرهنگ عملکرد نسبت به آگاهی و شناخت به رفتار مشتری
• مقیاس های عملکرد به صورت تصویری نمایش داده می شود
• شناخت و اصلاح عملکرد منفی و نمایش گزارش تولیدات جدید
• بر اساس هوش تجاری اخذ تصمیمات جدید و آگاهانه
• نسبت به تولید یک گزارش زمان کمتری برای تولید چند گزارش صرف می شود
• هم تراز کردن سیاست اجرای اهداف سازمانی با تکنیک های سامانه مدیریت منابع انسانی
• تشخیص و شناسایی داده های نامربوط و پرت
• به صورت آنی از کل اطلاعات سیستم دید کلی بدست می آید

مقایسه داشبورد منابع انسانی با نرم افزار گزارشگیری

برخلاف تصور همگان مبنی بر یکسان بودن نرم افزار گزارش ساز به عنوان یکی از زیر سیستم های سامانه مدیریت منابع انسانی با داشبورد منابع انسانی ، باید گفت که کاربردهای هر کدام گوناگون و قابل مقایسه با هم نیستند.

نرم افزار گزارش ساز سامانه مدیریت منابع انسانی به عنوان ابزاری برای بررسی نکات عمیق و طراحی گزارش در سطوح مختلف برای رسیدن به جزئیات است و به عنوان روشی برای ارائه تصویری از اطلاعات برای یک یا چند هدف به صورت دید کلی است. در حالی که سامانه مدیریت منابع انسانی متمرکز بر روی موارد خاص است و در قالب نمودار و اجزای گرافیکی اطلاعات در اختیار کاربران گذاشته و با یک نگاه کلی می توان در کمترین زمان در جهت هدف مورد نظر تصمیم گیری کرد. اما این نکته را نباید فراموش کرد که برای دیدن جزئیات بیشتر باید به گزارشات سنتی رجوع کرد.

ویژگی های اصلی داشبورد نرم افزار منابع انسانی را می توان اینگونه توضیح داد که :

• کاهش و حذف جزئیات مازاد اطلاعات
• تسهیل دسترسی به اطلاعات مهم کسب و کار
• درک سریع و ساده
• برجسته سازی نقاط کلیدی اطلاعات مانند نقاط خارج از رنج

مدیریت منابع انسانی چیست

مدیریت امور کارکنان جزء مواردی است که با وجود گستردگی و سوابق تحقیقاتی که در حوزه مدیریت در طی سالیان طولانی انجام گرفته است تغییر و نقطه عطف و تکامل آن مطرح کردن مدیریت منابع انسانی به جای مدیریت کارکنان بوده است.

تعریف منابع انسانی ، عبارت است از بکارگیری و پرورش نیروی انسانی و معطوف به سیاست های رفتاری و طرز فکرکارکنان برای نیل به اهدافی که سازمان تعریف کرده است. در این تعریف تمام افراد در هر رده شغلی شامل منابع انسانی می شوند. با اهمیت ترین مقصود مدیریت منابع انسانی ، اقداماتی برای کارمندیابی ، ارزیابی عملکرد و آموزش دادن به کارکنان به عنوان بخشی از اقدامات لازم در جهت بهبود وظایف مدیریت است.

برخی از سیاست های در برگیرنده در این روند که در توضیحات و جزوات حسابداری منابع انسانی pdf شده و با طی کردن مرحله ” حسابداری اجتماعی – اقتصادی “ به عنوان یکی از مقوله های حسابداری منابع انسانی به آن اشاره شده ، می توان به مدیریت حقوق و دستمزد ، ارزیابی عملکرد و ایجاد انگیزه ، متعهد کردن کارکنان سازمان و گزینش داوطلبان واجد شرایط در سیستم کارگزینی به عنوان هسته اصلی در مدیریت منابع انسانی در جهت ثبت و بایگانی مشخصات کارمندان اشاره کرد.

شاخص های مدیریت منابع انسانی

امروزه مدیران می دانند یکی از راه های ارتقاء راهبرد سازمان استفاده از تیم قوی و کارآمد به عنوان دارایی سازمان است. چرا که یکی از عناصر و شاخص های کلیدی موفقیت سازمان توانایی مدیریت و جذب نیروی انسانی مناسب و با استعداد برای رسیدن به نتایج جدید است. برای جذب و مدیریت نیروی کار ، تعیین و درک شاخص های مدیریت منابع انسانی در نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی با ویژگی تسهیل فرآیند کنترل و نظارت مدیران ، ابزاری راهبردی برای تناسب اهداف مدیریت منابع انسانی است. برای آشنایی و درک اهمیت موضوع ، شاخص های لازم را در مدیریت منابع انسانی به شکل زیر طبقه بندی می کنیم :

1. جبران خدمات کارکنان

• درصد هزینه  نیروی کار
• نرخ رقابت‌پذیری حقوق و دستمزد
• ارزش افزوده‌ سرمایه انسانی
• هزینه خدمات درمانی هرکارمند

2. شاخص های موجود در زمینه فرهنگ

• نظرسنجی میزان رضایتمندی و درصد یادگیری کارکنان
• درصد مرخصی های استفاده شده و نرخ غیبت
• تعداد پیمانکاران و کارکنان تمام وقت
• میانگین مدت حفظ و نگهداشت کارکنان
• نرخ خاتمه‌ خدمت داوطلبانه و غیر داوطلبانه
• نرخ شکست ۹۰ روزه‌ جذب نیرو
• میانگین پر کردن جایگاه شغلی خالی
• نرخ زضایت مندی فرآیند استخدام
• هزینه در ازای هر استخدام
• اثربخشی آموزش
• هزینه آموزش در ازای هر کارمند
• درصد کارکنان آموزش دیده
• نرخ تنوع و اصطکاک
• متوسط زمانی جذب نیرو

3. شاخص در زمینه عملکرد

• درصد متقاضیان شغلی مطابق و متناسب با معیارهای موردنظر
• نرخ استخدام داخلی
• درصد استخدام نیروهای معرفی شده از طریق کارمندان فعلی
• عملکرد نیروهای جدید
• نرخ بهروری کارکنان
• پیشنهادهای  کارکنان
• درصد عملکردهای زیر استاندارد نیروی کار

آنچه باید درباره نرم‌افزارهای منابع انسانی بدانید!

در نگاه اول شاید سامانه مدیریت منابع انسانی همانند دیگر سیستم ها همچون نرم افزار حسابداری  ، تولید ، بازرگانی و … به نظر برسد. اما با تحقیق و بررسی بیشتر متوجه خواهید شد که سامانه مدیریت منابع انسانی یک سیستم واحد اما جامع و یکپارچه است که با سایر زیر سیستم های سازمان در ارتباط می باشد. اهمیت این موضوع وقتی بیشتر می شود که به دلیل پیچیده بودن و تنوع محاسبات نیاز به ابزاری برای سنجش عملکرد نیروی انسانی باشد. به طور مثال شرکتی قصد استخدام نیروی متخصص دارد و بعد از فراخوانی استخدام و ثبت اطلاعات متقاضیان ، با ابلاغ حکم کارگزینی شخص را از وضعیت استخدامی و وظایف محوله مطلع کرد.

بنابراین با توجه به ورود تکنولوژی و فن آوری اطلاعات در سازمان ها و پاسخ به دغدغه مدیران در اکثر سازمان ها ، از سامانه مدیریت منابع انسانی برای بهره مندی از قابلیت های مدیریت منابع انسانی استفاده می شود.

برخی از ویژگی های نرم‌افزارهای منابع انسانی به شرح زیر است :

• ورود اطلاعات شخصی و گروهی پرسنل
• بر اساس قوانین جاری ثبت و صدور مرخصی ها و غیبت ها
• تعریف و تخصیص وظایف مربوط به هر پست سازمانی
• دریافت کلیه اطلاعات از نرم افزار حضور و غیاب مانند کارت ساعت و اثر انگشت و ثبت خودکار کارکرد پرسنل
• تعیین سطوح دسترسی کاربران به اطلاعات شخصی و عملیاتی پرسنل
• استخراج کلیه اطلاعات تعاریف اولیه سیستم از طریق فایل اکسل
• انجام عملیات کسورات قانونی اعم از بیمه و مالیات و سنوات خدمتی بر اساس قوانین

ویژگی های لازم در انتخاب داشبورد منابع انسانی

نخستین قدم برای انتخاب و استفاده از بهترین داشبورد نرم افزار مدیریت منابع انسانی این است که چه مشکلی و با کدام یک از انواع داشبورد منابع انسانی یعنی تحلیلی یا عملیاتی قرار است شما را در جهت هدفتان پیش ببرد. چرا که اگر بخواهید بر اساس شاخص های کلیدی عملکرد سازمان را در جهت هدف بررسی و پیش ببرید باید از داشبوردهای عملیاتی استفاده کنید. و اگر بخواهید بفهمید در طی یک زمان تنظیم شده مثلاً 3 ماه چه حجم اطلاعات در سامانه مدیریت منابع انسانی جمع آوری و چه اتفاقاتی افتاده و یا اینکه چه تصمیمات و تغییراتی را در فرآیند کار خود ایجاد کنید باید ازداشبورد تحلیلی برای کسب آگاهی در این راستا استفاده کنید. اگر بخواهیم به دیگر ویژگی های لازم  اشاره کنیم می توان گفت :

• بر اساس نقش و جایگاه فرد استفاده کننده از سامانه مدیریت منابع انسانی که می تواند مدیران یا نیروی عملیاتی باشند ، سیستم آموزشی و مشخصات نرم افزار منابع انسانی طراحی و در صورت لزوم تغییر می کند. پس باید در نظر گرفت چه شخصی و در چه جایگاه و رتبه شغلی قصد استفاده از نرم افزار مدیریت منابع انسانی و داشبورد را دارد.
• سازمان هایی هستند که به بروزرسانی اطلاعات به صورت مکرر نیاز دارند و بنابراین نسبت به دیگر سازمان ها توجه بیشتری به سامانه مدیریت منابع انسانی می کنند. با در نظر گرفتن این نکته که در تعریف داشبوردها انتشار اطلاعات کمک می کند ، باید وضعیت زیربنایی داده ها در داشبورد منابع انسانی از نظر حساسیت زمانی و زمان عملیاتی به صورت واقعی مشخص شود.
• از آنجایی که به طور مشابه داشبوردها ساخته نمی شوند ، باید در نظر گرفت که در کجای سامانه مدیریت منابع انسانی داده ها قرار می گیرند و از چه تعداد منبع داده ای زمان بررسی استفاده می شود. چرا که در برخی از سامانه مدیریت منابع انسانی در هر گزارش تصویری که از داده ها ارائه می شود فقط در یک منبع داده ای حمایت می شود. درحالی که ممکن است داشبورد دیگر به صورتی ساخته شده باشد که زمان استفاده از اطلاعات و بررسی به کاربران امکان استفاده ترکیبی از منابع برای درک عمیق و وسیع وجود دارد.

در بسیاری از موارد به خاطر آگاه شدن از عملکردهای سازمان به صورت بلند مدت و تصمیمات تجاری لازم نیاز به هر دو نوع داشبورد منابع انسانی تحلیلی و عملیاتی در سامانه مدیریت منابع انسانی، نیاز است که در بخش های مختلف سازمان  عملکرد متفاوت داشته باشد.

به طور کلی نکته مهمی که در انواع منابع تحقیقاتی همچون مقالات مدیریت منابع انسانی pdf منتشر شده به آن مکرراً اشاره شده این است که باید توانایی تشخیص و بررسی اینکه با داشبورد منابع سازمانی سعی در حل چه مشکلی از سازمان را دارید و اینکه چگونه شما را به سمت کار با مناسب ترین داشبورد مورد نیازتان هدایت می کند وجود دارد.

مقاله داشبورد منابع انسانی چه وِیژگیهایی باید داشته باشد؟