نرم افزار هوش تجاری BI چیست؟ – نرم افزار حسابداری bi

یک حقیقت تلخ ! مدیران برای تصمیم گیری های به موقع و صحیح خود با کمبود و عدم مدیریت صحیح اطلاعات مواجه اند و مجبورند با میزان ریسک بالا تصمیم گیری کنند. این فرآیند پر خطر در اکثر مواقع موجب از دست رفتن یک سری سودها و منافع کسب و کار می شود. از آنجایی که دستیابی و تحلیل داده ها با کمترین زمان و هزینه موجب افزایش کیفیت داده ها و سطح بالاتر تصمیمات مدیران می شود ، بهترین روش مدیریت هوشمند برای توانمندسازی تصمیم گیری در همه عوامل موثر بر شرکت و سازمان ، استفاده از نرم افزار bi می باشد.

هوشمندی کسب و کار به معنای افزایش سود دهی سازمان با کمترین زمان و هزینه لازم و با استفاده از اطلاعات موجود است که میزان موفقیت مدیران در تصمیم گیری و پیش بینی را به حداکثر می رساند. با نرم افزار هوش تجاری هر شخصی در هر رده ای از سازمان می تواند دسترسی قابل اعتماد و به روز به اطلاعات داشته باشد و به صورت عمقی اطلاعات را بررسی و برداشت خود را به اشتراک بگذارد.

هوش تجاری چیست

امروزه با توجه به پیشرفت علم و دانش ، هر سازمانی برای تداوم فعالیت خود در محیط پر رقابت تجاری ، سعی در بهره مندی از دانش و ابزار تجزیه و تحلیل اطلاعات تجاری به عنوان مزیت رقابتی دارد. در اواخر سال 1980 یکی از کارشناسان گروه تحقیقی گارتنر در جهت حمایت و افزایش قابلیت مدیران در تصمیم گیری سازمان ، به معرفی هوش تجاری bi برگرفته از اصطلاح Business Intelligence به عنوان یک رویکرد و معماری خاص برای تصمیم گیری هوشمند کسب و کار پرداخت.

 در تعریف هوش تجاری می توان گفت ، به مجموعه مهارت ها و همچنین سیستم های کاربردی-تحلیلی گفته می شود که با جمع آوری ، ذخیره سازی ، تحلیل و دسترسی کارآمد ، در تولید محصولات جدید و حل مسائل مهم به کار می رود. به بیان ساده تر هوش تجاری فرآیند بالا بردن سود دهی سازمان به کمک داده های موجود در نرم افزار bi و در جهت تصمیم گیری مدیران و صاحبان کسب و کار می باشد.

نکته مهمی که باید در ادامه تعریف هوش تجاری به آن اشاره کرد ، عوامل موثر بر هوش تجاری در سازمان ها است. زمانی که نیازهای اطلاعاتی سازمان شناسایی و مدیران با نرم افزار هوش تجاری به اهداف سازمان دست می یابند ، می توان گفت که اثر بخشی نرم افزار bi موفقیت آمیز بوده است. اما همان طور که سیستم هوش تجاری بر روی عملکرد سازمان تاثیر گذار است ، بالعکس عوامل بیرون و درون سازمانی نیز همچون نیروی انسانی ، رقبا و مشتریان ، نحوه ارتباط با تامین کنندگان و زیر ساخت های فنی بر عملکرد نرم افزار هوش تجاری تاثیر می گذارد.

نرم افزار هوش تجاری

برای اداره یک شرکت و یا سازمان با وجود عملکرد خوب سیستم هایی همچون  CRM، MIS و  برنامه ریزی منابع انسانی erp در ثبت و انجام تراکنش ها و تعاملات داده ها ، متاسفانه مدیران و کاربران شاهد محدودیت در دسترسی به داده ها و گزارش گیری تحلیلی می باشند. در حالی که از طریق تحلیل داده ها و گزارش گیری نرم افزار bi به عنوان برترین سیستم مدیریت هوشمند ، عملکردی بدون دردسر اضافی و خطای محیطی و انسانی برای تصمیم گیری مدیران ایجاد می شود.

نرم افزار هوش تجاری بر اساس تکنولوژی OLAP طراحی و با استفاده از تکنولوژی گردآوری عمیق تر داده ها توانایی تحلیل و به اشتراک گذاری اطلاعات را بین کارکنان ، شرکاء و عرضه کنندگان به ارمغان می آورد. از عمده مزایای نرم افزار هوش تجاری می توان به موارد زیر اشاره کرد :

• برآورد وقایع آینده و تحلیل روند کاری
• افزایش سرعت تصمیم گیری و تحویل بالا
• استخراج و کشف روابط ناشناخته بین داده ها
• ساده کردن فرآیندهای کسب و کار

نرم افزار هوش تجاری به دو صورت متن باز و متن بسته در سیستم های اداری مورد استفاده قرار می گیرد. نرم افزار هوش تجاری متن باز به صورت آزاد از مدل سازی داده گرفته تا  OLAP و ETL با قابلیت تغییر کد منبع قابل توزیع است.

نرم افزارهای هوش تجاری چه امکانات و مزایایی برای سازمان دارند؟

به طور کلی توجه و نظارت بر فعالیت سازمان با استفاده از نرم افزار هوش تجاری برای مقابله با فعالیت های نادرست ، موجب تسهیل برنامه ریزی و کاهش تصمیمات نا به جا می شود. با توجه به اهمیت استفاده از هوش تجاری bi در تصمیم گیری مدیران ، در ادامه 5 ویژگی شاخص و کاربردی نرم افزار هوش تجاری را در مدیریت و سوددهی کسب و کارهای گوناگون بررسی خواهیم کرد.

1. مدیریت یکپارچه اطلاعات

تمایل کاربران سازمان به قرار گرفتن داده ها به صورت گسترده در قسمت های گوناگون سازمانی زیاد است. بسیاری از مدیران سازمانی اعتقاد دارند  erp سیستم  مناسب کسب و کارشان است و به راحتی می توانند بین اطلاعات واحدهای مختلف مالی و اداری سازمان تعادل و یکپارچگی ایجاد کنند. اما در مقابل بسیاری دیگر از مدیران که سعی دارند همگام با پیشرفت تکنولوژی کسب و کار خود را بروزرسانی کنند ، ترجیح می دهند با استفاده از نرم افزار bi تصویر جامع تری از منابع داده های مختلف داشته باشند و پیش بینی دقیق تری با توجه به این گونه اطلاعات در نرم افزار bi یکپارچه ارائه دهند.

2. تسریع پاسخ دهی

بر خلاف دهه های گذشته که با استفاده از هوش تجاری bi تحلیل یک مجموعه داده کوچک فقط تحت دسترسی متخصصان نرم افزار bi بود و صاحبان کسب و کار برای یافتن پاسخ یک سوال خود باید چندین روز صبر می کردند ، امروزه انواع نرم افزار هوش تجاری با رابط های گرافیکی ، مجموعه داده های سیستم مدیریت پایگاه داده و دخالت تحلیل گر انسانی با سرعت بالا عملیات جستجو تحلیلی را  انجام می دهند. به گفته رابین شوماخر، مدیر محصول DataStax به کمک نرم افزار هوش تجاری ، کسب و کارها امکان سفارشی سازی و تعاملات با مشتریان خود را به صورت آنلاین و با سرعت و همچنین با تاثیر مثبت بر روی خرید خواهند داشت که این خود باعث برنده شدن در رقابت با شرکت هایی خواهد شد که از روش های قدیمی سیستم هوش تجاری استفاده می کنند.

3. Data Visualization تجسم داده

تا چندین سال پیش خیلی از مدیران برای سازمان دهی و قابل فهم بودن داده های کسب و کار جهت تجزیه و تحلیل و تصمیم گیری ساعت ها زمان خود را صرف تهیه یک لیست از داده های مهم می کردند. اما امروزه با وجود تکنولوژی های ساختاری در نرم افزار هوش تجاری و بهره مندی از روش های روز افزون برای مشاهده اطلاعات ، مدیران به راحتی و در اسرع وقت می توانند به جمعی از داده های مهم قابل تجزیه و تحلیل دسترسی داشته باشند. 

 

4. تصمیم گیری به موقع

در گذشته تمام داده ها از بخش های مختلف کسب و کار جمع آوری می شد و بعد از مدت زمانی مدیران می توانستن بر اساس نیاز خود به اطلاعات تصمیم گیری کنند. اما امروزه با وجود نرم افزار bi به عنوان ابزار هوش تجاری ، روش های قدیمی دسترسی به اطلاعات و تصمیم گیری با حداکثر زمان متوقف ، و فرصت برای رشد و بازدهی مدیران با دید فراگیر در مورد عملیات کاری فراهم شده است و مدیران در اسرع وقت می توانند به اطلاعات دسترسی و تصمیم گیری های لازم را انجام دهند.

5. دسترسی آسان به پایگاه داده

توانایی ارائه هوش عملی یکی از بزرگترین و با اهمیت ترین دلایلی است که هوش تجاری bi طرفداران زیادی دارد. فرآیند سیستم هوش عملی طراحی شده در نرم افزار هوش تجاری به کاربران امکان دسترسی سریع و آسان به پایگاه داده های قبلی را می دهد و داده های جدید با امکان درج مختصات جغرافیایی ، تعداد کلیک کاربران و دیگر امکانات به طور روز افزونی در کسب و کار اهمیت زیادی پیدا می کند.

تکنیک های بهبود عملکرد سیستم هوش تجاری

به دلیل استقبال شرکت ها به استفاده از راه حل های نرم افزار bi در چند سال اخیر و مطالعه و بررسی مقالات هوش تجاری pdf منتشر شده توسط مدیران کارآمد ، موجب کشف فرصت های جدید و صرفه جویی در هزینه های کسب و کار و در نهایت افزایش کارایی سازمان با توجه به تصمیمات صحیح مدیران می شود. اما در جهت عملکرد بهتر سیستم bi آشنایی با مهارت های کار با نرم افزار هوش تجاری همچون :

• بررسی و شناخت پروسه روابط بین افراد و انتقال اطلاعات به اشخاص
• در نظر گرفتن روابط بین کاربران در جهت پوشش زنجیره ارزش بنگاه و از قلم نیفتادن ثبت و بررسی اطلاعات در نرم افزار bi
• آشنایی با مهارت های خاص اجرای فرآیندهای کلان و خاص بهبود سازمان
• مهارتهای فناوری اطلاعات و پشتیبانی متدولوژی تحلیل که به صورت فنی در نرم افزار bi به تغییرات مدیریت کمک می کند
• مهارت های تحلیلی در نرم افزار bi که شامل خلاصه سازی تحلیل ، کاوش و تشریح درست و … با اهمیت و ضروری است.

رویکرد نوین نرم افزار حسابداری bi

در قلب هر شرکت ، فعالیت حسابداری با مسئولیت جمع آوری و گزارش گیری تمام تراکنش های مالی و صرف نظر از محل و صنعت وجود دارد. پردازش و پشتیبانی اطلاعات فرآیند حسابداری به وسیله نرم افزارهای کاربردی ، موجب شده تا شرکت های کوچک و بزرگ بتوانند به راحتی تراکنش های مالی خود را پردازش کنند. اما تغییرات سازمانی در مقابل این پیچیدگی محاسباتی و گزارش دهی ، مشکلاتی را در مقابل به روزآوری سیستم و پیشرفت دانش فنی پیش می آورد.

حسابداران با استفاده از ابزار جدید ذخیره سازی اطلاعات می توانند فرآیندهای حسابداری گذشته را به سمت تکنولوژی جدید هدایت کنند و برای تصمیم گیری ، تنظیم فعالیت ها و تبدیل داده ها به هوش تجاری استفاده کنند. چرا که تکنولوژی جدید حسابداری bi به منظور برنامه ریزی و کنترل فعالیت خرید و فروش و یا حتی بازاریابی نقش مهمی دارد.

از مزایای سیستم حسابداری bi می توان به موارد زیر اشاره کرد :

• ذخیره سازی تخصصی اطلاعات
• تصمیم گیری خودکار
• مزیت رقابتی
• توزیع تخصصی اطلاعات
• مهارت و نرمال سازی تصمیم گیری